Microsoft Forms에서 수집한 응답을 Excel과 동기화하면 설문 결과를 실시간으로 관리하고 분석할 수 있습니다. 기본적으로 Forms는 웹용 Excel과 자동 연동되며, 필요에 따라 Power Automate를 활용해 더 정교한 동기화도 가능합니다.
Microsoft Forms와 Excel 기본 연동
Microsoft Forms에서 새 양식을 만들면 자동으로 Excel 파일과 연결할 수 있습니다. 이때 생성되는 Excel 파일은 OneDrive 또는 SharePoint에 저장되며, 응답이 들어올 때마다 실시간으로 업데이트됩니다.
- Microsoft Forms에 접속하여 새 양식을 만듭니다.
- 질문을 추가하고 설문을 완성합니다.
- 상단 메뉴에서 응답 → Excel에서 열기(Open in Excel)를 클릭합니다.
- 자동으로 생성된 Excel 파일이 열리며, 이후 응답이 들어올 때마다 해당 파일에 데이터가 기록됩니다.
이 방식은 별도의 설정 없이도 간단히 사용할 수 있어 가장 기본적이고 편리한 방법입니다.
기존 Excel 파일과 동기화하기
이미 만들어둔 Excel 파일에 Forms 응답을 저장하고 싶다면 Power Automate를 활용해야 합니다.
- Microsoft 365 계정으로 Power Automate에 로그인합니다.
- 템플릿 검색에서 “Forms 응답을 Excel에 저장”과 같은 자동화 템플릿을 선택합니다.
- Forms와 Excel을 연결할 수 있도록 계정을 인증합니다.
- 응답을 저장할 Excel 파일을 지정하고, Forms 질문과 Excel 열을 매핑합니다.
- 저장 후 자동화 흐름을 실행하면, 새로운 응답이 들어올 때마다 지정한 Excel 파일에 자동 기록됩니다.
이 방법을 사용하면 원하는 Excel 파일을 직접 지정할 수 있어, 팀 단위 협업이나 특정 데이터베이스 관리에 유용합니다.
동기화 시 주의할 점
- 저장 위치: Excel 파일은 반드시 OneDrive 또는 SharePoint에 있어야 자동 동기화가 가능합니다. 로컬 PC에 저장된 파일은 연동되지 않습니다.
- 열 구조 일치: Forms 질문과 Excel 열 이름이 일치해야 데이터가 올바르게 기록됩니다.
- 권한 관리: 팀 단위로 사용할 경우, Excel 파일의 공유 권한을 적절히 설정해야 합니다.
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활용 예시
- 설문조사 결과 관리: 고객 만족도 조사 결과를 Excel로 자동 수집해 통계 분석에 활용할 수 있습니다.
- 사내 신청서 처리: 휴가 신청, 장비 요청 등 Forms로 받은 데이터를 Excel에 자동 기록해 관리 효율성을 높일 수 있습니다.
- 교육 및 시험 관리: 학생들의 퀴즈 응답을 Excel로 모아 자동 채점이나 성적 관리에 활용할 수 있습니다.
Microsoft Forms와 Excel을 동기화하면 실시간 데이터 수집과 관리가 가능해 업무 효율성이 크게 향상됩니다. 기본 제공되는 “Excel에서 열기” 기능으로 간단히 연동할 수 있으며, 더 복잡한 요구사항이 있다면 Power Automate를 통해 원하는 Excel 파일과 맞춤형 동기화를 설정할 수 있습니다.